PARTES DE LA CARTA

PARTES DE LA CARTA
- Código: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la
dependencia productora seguida de guión (-), colocar los números que
identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos
números con un punto. A continuación del código consignar el número de
radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y
separado con guión los dos últimos dígitos del año de dicho radicado.
- Ciudad: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.
- Datos del Destinatario: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas,
En lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de
La ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del
departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.
- Asunto: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado
máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al
margen izquierdo de la hoja.
- Saludo: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez.
- Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.
Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo
Temas personales y tratando sólo un asunto por carta.
- Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración.).
Datos del Remitente: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente
con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina,
División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité)
según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la
respectiva dependencia.
- Anexos: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
- Datos del Transcriptor: Consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido.
NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.


FORMATO CARTAS
(Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX
------------------ (1 interlínea)
Ciudad
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------------------ (3 interlíneas)
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Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso)
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
Denominación o Razón Social de la Entidad
Dirección
Domicilio
------------------ (2 interlíneas)
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Asunto: (opcional)
------------------
------------------ (2 interlíneas)
Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero:
------------------ (1 interlínea)
Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................
....... ........... .... .............. .................... .
------------------
------------------ (2 interlíneas)
Despedida,
------------------
------------------
------------------ (4 interlíneas)
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NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ (2 interlíneas)
Anexos: (opcional)
------------------ (1 interlínea)
Datos del transcripto