Lección 18

MecaNet
Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 04:13:27 p.m.
http://www.cursomecanet.tk

* Resultados para: Lección 18 (1º Método) del curso MecaNet
* Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 04:13 PM

* Nº de palabras: 164
* Palabras/minuto: 7
* Pulsaciones/min: 91
* Tiempo: 21 m. 15 sg.
* Nº de errores: 39 (1%)
* Nº de aciertos: 1949 (99%)
* Nota: 76 (sobre 100)



* Nº de errores cometidos por letras:
* a : 3
* s : 1
* d : 1
* h : 1
* ñ : 1
* w : 2
* e : 1
* r : 2
* t : 1
* y : 2
* u : 3
* o : 2
* p : 2
* z : 5
* x : 3
* c : 2
* v : 1
* b : 1
* n : 5

* Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.
Aprendiz:Laura cubides
Grupo:63760

Lección 17

MecaNet
Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 03:51:43 p.m.
http://www.cursomecanet.tk

* Resultados para: Lección 17 (1º Método) del curso MecaNet
* Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 03:51 PM

* Nº de palabras: 314
* Palabras/minuto: 20
* Pulsaciones/min: 131
* Tiempo: 15 m. 25 sg.
* Nº de errores: 62 (2%)
* Nº de aciertos: 2030 (98%)
* Nota: 80 (sobre 100)



* Nº de errores cometidos por letras:
* ESPACIO : 2
* a : 4
* s : 7
* h : 1
* l : 5
* e : 7
* r : 5
* t : 3
* u : 1
* i : 6
* o : 10
* p : 3
* z : 2
* c : 3
* b : 1
* n : 1
* m : 1

* Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.
Aprendiz:Laura cubides
Grupo:63760

Lección 16

MecaNet
Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 03:29:04 p.m.
http://www.cursomecanet.tk

* Resultados para: Lección 16 (1º Método) del curso MecaNet
* Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 03:29 PM

* Nº de palabras: 237
* Palabras/minuto: 14
* Pulsaciones/min: 102
* Tiempo: 15 m. 58 sg.
* Nº de errores: 44 (2%)
* Nº de aciertos: 1641 (98%)
* Nota: 74 (sobre 100)



* Nº de errores cometidos por letras:
* ESPACIO : 4
* a : 2
* s : 2
* d : 4
* f : 1
* k : 1
* ñ : 2
* w : 3
* e : 5
* r : 1
* t : 1
* i : 2
* o : 6
* p : 1
* x : 4
* c : 2
* b : 1
* n : 2

* Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.
Aprendiz:Laura Cubides
Grupo:63760

Lección 15

MecaNet
Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 03:02:25 p.m.
http://www.cursomecanet.tk

* Resultados para: Lección 15 (1º Método) del curso MecaNet
* Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 03:02 PM

* Nº de palabras: 302
* Palabras/minuto: 23
* Pulsaciones/min: 137
* Tiempo: 12 m. 47 sg.
* Nº de errores: 25 (1%)
* Nº de aciertos: 1754 (99%)
* Nota: 87 (sobre 100)



* Nº de errores cometidos por letras:
* ESPACIO : 3
* a : 1
* d : 4
* l : 2
* e : 4
* r : 2
* t : 1
* y : 3
* o : 2
* z : 1
* b : 1
* n : 1

* Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.
Aprendiz:Laura Cubides
Grupo:63760

Lección 14

MecaNet
Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 01:49:54 p.m.
http://www.cursomecanet.tk

* Resultados para: Lección 14 (1º Método) del curso MecaNet
* Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 01:49 PM

* Nº de palabras: 207
* Palabras/minuto: 14
* Pulsaciones/min: 120
* Tiempo: 14 m. 28 sg.
* Nº de errores: 38 (2%)
* Nº de aciertos: 1745 (98%)
* Nota: 78 (sobre 100)



* Nº de errores cometidos por letras:
* ESPACIO : 4
* a : 3
* d : 2
* l : 2
* e : 5
* r : 3
* t : 3
* y : 2
* u : 2
* i : 1
* o : 1
* p : 1
* z : 8
* m : 1

* Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.
Aprendiz:Laura cubides moreno
Grupo:63760

Lección 13

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Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 01:05:37 p.m.
http://www.cursomecanet.tk

* Resultados para: Lección 13 (1º Método) del curso MecaNet
* Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 01:05 PM

* Nº de palabras: 231
* Palabras/minuto: 16
* Pulsaciones/min: 136
* Tiempo: 14 m. 22 sg.
* Nº de errores: 39 (1%)
* Nº de aciertos: 1962 (99%)
* Nota: 87 (sobre 100)



* Nº de errores cometidos por letras:
* a : 6
* s : 2
* d : 1
* h : 1
* l : 2
* e : 2
* r : 3
* t : 4
* i : 2
* o : 5
* p : 1
* c : 5
* v : 2
* b : 3

* Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.
Laura Cubides Moreno
Grupo:63760

Lección 12

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Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 12:36:10 p.m.
http://www.cursomecanet.tk

* Resultados para: Lección 12 (1º Método) del curso MecaNet
* Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 12:36 PM

* Nº de palabras: 212
* Palabras/minuto: 12
* Pulsaciones/min: 113
* Tiempo: 17 m. 27 sg.
* Nº de errores: 46 (2%)
* Nº de aciertos: 1977 (98%)
* Nota: 76 (sobre 100)



* Nº de errores cometidos por letras:
* ESPACIO : 2
* a : 3
* s : 3
* d : 7
* j : 1
* l : 2
* e : 2
* r : 4
* t : 4
* u : 2
* i : 4
* o : 3
* c : 3
* v : 3
* b : 2
* m : 1

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Aprendiz:Laura Cubides
Grupo:63760

Lección 11

MecaNet
Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 12:18:11 p.m.
http://www.cursomecanet.tk

* Resultados para: Lección 11 (1º Método) del curso MecaNet
* Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 12:18 PM

* Nº de palabras: 201
* Palabras/minuto: 12
* Pulsaciones/min: 126
* Tiempo: 15 m. 33 sg.
* Nº de errores: 39 (1%)
* Nº de aciertos: 1965 (99%)
* Nota: 85 (sobre 100)



* Nº de errores cometidos por letras:
* ESPACIO : 2
* a : 1
* s : 6
* d : 4
* g : 1
* ñ : 1
* e : 5
* r : 2
* i : 2
* o : 4
* c : 5
* n : 5
* m : 1

* Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.
Aprendis:laura cubides
grupo:63760

Lección 10

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Resultados de la lección de mecanografía

26/09/2010 12:01:27 p.m.
http://www.cursomecanet.tk
________________________________________
• Resultados para: Lección 10 (1º Método) del curso MecaNet
• Realizado el domingo, 26 de septiembre de 2010 a las 12:01 PM
• Nº de palabras: 208
• Palabras/minuto: 12
• Pulsaciones/min: 117
• Tiempo: 16 m. 26 sg.
• Nº de errores: 34 (1%)
• Nº de aciertos: 1932 (99%)
• Nota: 83 (sobre 100)


• Nº de errores cometidos por letras:
• ESPACIO : 2
• a : 1
• s : 2
• d : 3
• j : 1
• l : 1
• r : 4
• i : 3
• o : 4
• p : 3
• c : 2
• m : 8
• Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.
• Aprendiz: Laura esmeralda cubides moreno
• Grupo:63760

TABLAS DE RETENCIONES

Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico.
La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánico funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar Series y Subseries documentales.

Así mismo se siguen las etapas para la elaboración de las mismas, enunciadas el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación, así:

PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales.

“Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.”

SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada.

“Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.”

TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

“El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.”

CUARTA ETAPA. Aplicación

“Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.”

ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

Receción Distribución y Tramite

PRODUCIÓN: Generación de documentos de los documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
RECEPCIÓN: Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
RADICACIÓN: Procesó en el cual reasigna el consecutivo a las comunicaciones recibidas y producidas dejando constancia de la fecha y hora.
REGISTRO: Proceso en el cual las entidades ingresan datos al sistema.
DISTRIBUCIÓN: actividad que garantiza que los documentos lleguen a su destino.
TRAMITE: Curso de el documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de sus función administrativa.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de
2003.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones a las Autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar
Los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la
Recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Decreto 1222 de 1999
Artículo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.

En qué consiste el proceso de recepción de documentos:
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró
Con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios como:

De acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes PROCESOS
Medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicado).
Radicación de documentos:
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control.
Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
Código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.