Receción Distribución y Tramite

PRODUCIÓN: Generación de documentos de los documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
RECEPCIÓN: Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
RADICACIÓN: Procesó en el cual reasigna el consecutivo a las comunicaciones recibidas y producidas dejando constancia de la fecha y hora.
REGISTRO: Proceso en el cual las entidades ingresan datos al sistema.
DISTRIBUCIÓN: actividad que garantiza que los documentos lleguen a su destino.
TRAMITE: Curso de el documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de sus función administrativa.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de
2003.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones a las Autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar
Los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la
Recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Decreto 1222 de 1999
Artículo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.

En qué consiste el proceso de recepción de documentos:
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró
Con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios como:

De acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes PROCESOS
Medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicado).
Radicación de documentos:
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control.
Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
Código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.